Com a grande quantidade de tarefas que recebemos todos os dias, é natural se sentir sobrecarregado, mas não desanime! Existem ferramentas e técnicas para organizar a rotina e melhorar a administração do tempo. Você já ouviu falar em método GTD?
Esse modelo de gestão de tarefas foi criado por David Allen no livro Getting things done, que, no Brasil, ganhou o nome de A arte de fazer acontecer. E, mesmo com as mudanças tecnológicas, ainda se coloca como um dos principais métodos para ter produtividade.
Sendo assim, se você quer uma rotina mais equilibrada e com bons resultados para impulsionar a sua carreira, continue a leitura deste conteúdo. Ao longo do texto, ensinaremos o fundamental para você se organizar e ter resultados!
O que é o método GTD?
O método GTD é um sistema para capturar tudo o que precisa ser feito, planejar e executar as tarefas de forma a otimizar o tempo disponível, liberando a mente para ter atenção total nas ações do momento. A partir dele, obtém-se um passo a passo para agir desde a chegada de uma demanda até a sua realização.
A ideia central é realizar a gestão sempre de maneira externa à mente, permitindo que você alcance um “estado de fluxo” na hora de executar as tarefas. Resumidamente, é ter a pensamento livre de distrações com outros problemas e pendências, ou, como diz o autor, a “mente fluida como a água”.
Quais são os principais passos e como ele pode ajudar?
Para promover mudanças e dar conta das demandas do dia a dia, você pode começar aprendendo as etapas do sistema. Posteriormente, se achar interessante, pode buscar outros materiais e pesquisar ainda mais a fundo sobre como funciona o método GTD.
Coletar
A aplicação tem início com a criação de uma série de “caixas de entrada” para anotar tudo o que chamar a sua atenção, como demandas, ideias, desejos etc. E, como você ainda não está organizado, crie também uma lista com tudo o que está pendente.
Processar
A segunda etapa consiste em decidir conscientemente sobre o destino dos itens deixados nas suas caixas de entrada. De forma geral, você terá de destinar a pendência para uma das seguintes categorias.
Não demanda ação
- lixo — exclusão do item;
- algum dia talvez — lista com desejos futuros, que será revista periodicamente;
- referência — lista de materiais de consulta, como citações, indicações profissionais, ideias, experiências e lições.
Demanda ação
- projeto — é uma demanda complexa com várias ações, como fazer uma faxina, criar um portfólio profissional e fazer uma maratona de estudos;
- única ação — basta fazer uma coisa.
Perceba que, com a classificação, você terá uma série de tarefas, que podem ser específicas ou associadas a um projeto. Por exemplo, lavar a louça faz parte do projeto arrumar a cozinha, enquanto telefonar para um fornecedor pode ser uma única ação.
Independentemente do caso, você deve utilizar as opções abaixo:
- fazer imediatamente as tarefas que demandam menos de dois minutos;
- delegar o que pode ser melhor transferir para outra pessoa;
- adiar o que demanda mais de dois minutos.
Por fim, as tarefas adiadas podem ir para duas listas:
- compromissos — data e hora marcada;
- próximas ações — lista para ser eliminada assim que houver tempo livre.
Organizar
A organização é o momento de preparar a agenda e montar listas de tarefas. No livro, o autor sugere a organização por contexto, ou seja, fazer tudo o que está pendente na frente do computador, em casa, na biblioteca da faculdade etc.
Revisar
As revisões são os momentos de voltar às listas de tarefas. Inicialmente, para organizar tudo, você deve colocar todas as pendências no papel. Depois disso, marque um horário do dia para reduzir as “caixas de entrada” e eliminar o que já foi realizado, datas para rever o “algum dia talvez” etc.
Fazer
O passo final é executar a lista de tarefas ou o compromisso conforme foi estabelecido. O objetivo do método GTD, como dito, é chegar até aqui sem nada preocupando a mente e colocar distrações nas caixas de entrada, conforme forem aparecendo.
Na vida profissional, no entanto, também haverá demandas que exigem que você largue tudo e faça na hora. Por isso, o processo cria a categoria “próximas tarefas”, usando os espaços na agenda, em vez de tentar condensar tudo como compromisso.
Para quem está na graduação, saber o que é GTD e como aplicá-lo é uma aposta num sistema robusto para lidar com as demandas. Isto é, especialmente se você trabalha e estuda, talvez não baste manter uma lista sobre a mesa para organizar tudo. É preciso ter um método capaz de lidar com o volume e a diversidade das tarefas.
Na prática, cada disciplina funcionará como um projeto, e você deve gerir as ações necessárias, como revisar, ler e responder a questões. Com as revisões em “próximas ações”, você pode aproveitar os intervalos durante o dia.
Aqui na Pitágoras, para facilitar essa execução, você pode utilizar a infraestrutura disponibilizada para o aluno, especialmente a biblioteca e os laboratórios de informática. Os períodos entre as aulas sempre podem ser proveitosos para adiantar o estudo ou, até mesmo, revisitar o sistema para processar as pendências.
Outra dica é pesquisar um aplicativo de GTD na loja do seu celular ou utilizar um aplicativo de produtividade, como Keep, Evernote e Trello. Com acesso pela internet, é possível atualizar o sistema com mais frequência, além de ter sempre as tarefas em mãos.
Quais são os benefícios desse método?
Em um primeiro momento, o método GTD obrigará você a se adaptar ao sistema. Por isso, é importante falarmos do retorno do investimento, ou seja, o que você ganha ao se dedicar à administração de tempo. Veja quatro benefícios!
Ser mais organizado
A consequência imediata é ter tudo o que precisa ser feito dentro de um sistema de gestão, no qual você saberá o andamento de cada atividade.
Ter foco
Outra vantagem é dar atenção total ao que está acontecendo, porque o restante já estará devidamente planejado e será feito na hora certa.
Aumentar a eficiência
Os ganhos de organização e de foco aumentam o desempenho. No estudo, isso será determinante para entender e memorizar com qualidade; no trabalho, para não deixar pendências e demonstrar profissionalismo.
Atingir metas
Por fim, o sistema de projetos faz com que você constantemente dê pequenos passos em prol de objetivos específicos, como passar no vestibular e conquistar o diploma.
Sendo assim, se você precisa conciliar trabalho e estudo, não deixe de aplicar o método GTD. Uma boa administração do tempo dará uma grande contribuição para sua qualificação e crescimento de carreira.
Para entender a importância de ter tempo para a graduação, acesse nosso texto “6 motivos pelos quais investir em educação deve ser uma prioridade”!
