Com certeza, você já se deparou com alguma vaga de emprego dessas por aí. Porém, por muitos acharem que essa função é uma espécie de “faz tudo” nas empresas, é importante ressaltar o que, de fato, faz um auxiliar administrativo!
O cargo é, sim, um dos mais comuns em escritórios e empresas dos mais diversos segmentos. Entretanto, existem algumas atribuições essenciais que formulam seu dia a dia profissional. Que tal conferir quais são elas para ver se você se encaixa nessa carreira de sucesso profissional garantido?
Antes de mais nada, é importante entender a profissão do administrador como um todo.
Como bônus, ao final da leitura, você também vai conferir quais são as áreas que mais contratam auxiliares administrativos e quais são os diferenciais de um candidato que sai na frente dos concorrentes ao disputar uma vaga. Vamos começar?
Quais são as principais atribuições do auxiliar administrativo?
O auxiliar administrativo é aquele profissional que dá apoio à administração de uma empresa em suas atividades diárias. Portanto, ele pode ter tarefas que variam de acordo com o segmento do negócio, mas é possível estabelecer suas principais funções, independentemente do nicho de mercado. Veja só!
Organizar documentos
Uma das principais tarefas desse profissional é manter documentos organizados, permitindo seu fácil acesso ao longo do dia a dia da empresa. Geralmente, ele sabe onde estão informações e outros materiais, contribuindo para a produtividade da equipe — uma vez que poupa tempo ao manter tudo na mais perfeita ordem.
Preencher planilhas
Outra atividade que ocupa muito o tempo nas rotinas empresariais é o preenchimento de planilhas, formulários e outros documentos. Ainda que de forma digital, essa tarefa diminui as chances de uma gestão direcionar melhor suas ações ao que realmente importa em termos de estratégias e tomadas de decisão. Logo, o auxiliar administrativo fica responsável por tais atividades, desafogando a equipe e otimizando o trabalho.
Criar relatórios
Além de cuidar dos documentos e preencher informações, esse profissional também cria relatórios a partir de todo o material com que tem contato. Eles vão variar de acordo com o segmento da empresa, o setor de trabalho e os processos internos. Porém, é o auxiliar administrativo quem cuida de entregar esses materiais valiosos para mensurar resultados.
Atender clientes
Em determinadas situações, é também função do auxiliar administrativo atender clientes e manter um contato mais direto com o público. Desse modo, ele funciona como um intermediador, que recolhe as demandas, dúvidas e até mesmo outros tipos de feedbacks — positivos e negativos — para que sejam empregados tanto no atendimento quanto nas demais estratégias do negócio.
Elaborar agendas
O profissional que ingressa nesse tipo de carreira também fica responsável pela elaboração e condução de agendas, fazendo com que todas as atividades internas e externas de gestores, líderes e colaboradores ocorram da melhor forma possível.
Digitar documentos e comunicados
Mais simples que os relatórios, porém de importância equiparada, os documentos e demais comunicados são digitados e compartilhados pelo auxiliar administrativo — e não apenas organizados e arquivados. Assim, como ele tem contato direto com informações, agendas e clientes, fica mais fácil elaborar tais materiais, uma vez que sua função traz esse domínio.
Contatar e negociar com fornecedores
Se o auxiliar administrativo cuida de agendas, reuniões e até mesmo atende clientes, é de se esperar que ele também seja a pessoa mais preparada para contatar fornecedores, bem como negociar com esses parceiros do negócio. Assim, podemos dizer que ao menos o contato inicial é realizado por meio desse profissional, otimizando, como sempre, os processos de toda a equipe, que fica livre de desempenhar essa tarefa.
Quais as áreas que mais contratam auxiliares administrativos?
Como você deve ter notado, as atribuições desse profissional são bem-vindas em empresas que atuam nos mais variados nichos de mercado. Veja a seguir os principais segmentos que disponibilizam vagas em grandes sites de emprego para auxiliar administrativo!
Financeiro
Nesse caso, a função pede auxílio em atividades financeiras relacionadas ao negócio. Portanto, o auxiliar ajuda no controle bancário, na emissão de relatórios para o setor de contas a pagar, além de deter habilidades para trabalhar com cheques e outras necessidades básicas para finanças — como domínio em matemática básica ou entendimento em cobranças e investimentos.
Administrativo
Genuinamente, o auxiliar que atua no setor administrativo cuida para que o administrador seja assessorado em diferentes tarefas. Logo, várias das atribuições citadas anteriormente são essenciais nessa situação, como:
- a compreensão de planilhas;
- o conhecimento em arquivamento de documentos;
- o domínio da língua portuguesa para redigir bons comunicados, relatórios e outros documentos oficiais.
Contábil
Aqui, ainda é necessário ter noção matemática, porém, esse auxiliar administrativo vai precisar saber um pouco de contabilidade, para ajudar na análise e nas conciliações de contas. Isso porque ele também será responsável por registrar documentos em órgãos competentes e até mesmo fazer a escrituração em livros fiscais. Vale ressaltar que ele dará suporte ao contador, fazendo com que suas funções sejam direcionadas para assuntos fiscais, impostos, emissão de notas etc.
Recursos Humanos
No setor de Recursos Humanos também se faz necessária a presença de auxiliares administrativos. Isso porque o departamento de pessoal precisa de suporte para lidar com:
- treinamentos;
- capacitações de funcionários;
- recebimentos de solicitações;
- reclamações;
- demandas de colaboradores, como:
- triagem de currículos;
- entrevistas;
- ações relacionadas à seleção e contratação — com seus documentos e processos específicos.
Vendas
Um auxiliar administrativo que trabalha na área comercial deve trazer todos os atributos mencionados até aqui. Mas, além disso, ele ainda precisará de uma comunicação interpessoal diferenciada, pois terá um contato maior com clientes e fornecedores.
Então, além dessa habilidade, é necessário ser um profissional ágil e proativo, pois lidará não só com as questões burocráticas da administração, mas também com a elaboração de orçamentos, práticas de preços e propostas comerciais atrativas e adequadas.
A vaga de auxiliar administrativo é muito comum no mercado e, geralmente, diversas pessoas ingressam em seu primeiro emprego por meio dessa função. Contudo, por mais que alguns iniciem sua carreira apenas com o ensino médio, as empresas dão preferência para contratar um estagiário que está cursando ou que é formado no ensino superior.
Nesse sentido, se você quer ter um diferencial competitivo ao se candidatar para um emprego como esse, vale a pena estudar bastante. Sendo assim, ingresse no curso de Administração e comece a ter contato com a área.
Aqui na Pitágoras, você perceberá que, logo nas primeiras matérias de Adminsitração, é possível construir uma carreira promissora! Dessa forma, você garante mais oportunidades de emprego e crescimento profissional — principalmente se souber exatamente o que faz um auxiliar administrativo.
Você já sabe quais são as atribuições e conhece todos os setores que contratam um bom auxiliar administrativo. Então, que tal investir nessa oportunidade? Entre em contato conosco e saiba como começar seus estudos hoje mesmo!
